Business dispone di 3 diverse soluzioni per la gestione delle commesse:
- Commesse light - Gestione veloce della preventivazione e della consuntivazione;
- Contabilità duplice contabile - Gestione analitica delle commesse;
- Project management - Gestione di grandi commesse.
Ogni tipologia di soluzione risponde a esigenze specifiche e soddisfa i bisogni di tutti i settori che hanno l'esigenza di gestire in modo analitico i costi e i ricavi.
Commesse Light
Attraverso il modulo commesse light è possibile realizzare dei preventivi, di trasformarli in ordini. In fase di avanzamento delle attività sarà possibile rendicontare tutti i costi attraverso:
- timesheet delle lavorazioni;
- documenti di movimentazione del magazzino;
- carichi di produzione.
Contabilità Analitica Duplice Contabile
Budget e controllo di gestione sono alla base del funzionamento dello strumento di contabilità analitica. Lo strumento mette a disposizione degli utenti una serie di strumenti completi per il controllo dei costi e dei ricavi. L'accesso agli strumenti è disponibile direttamente dalle applicazioni di uso comune. Ad esempio è possibile ripartire un costo direttamente in fase di registrazione della fattura in contabilità oppure durante la gestione ordinaria del magazzino. La rilevazione dei tempi attraverso timesheet è possibile in modo centralizzato oppure attraverso in autonomia da parte dei singoli operatori. Il ribaltamento dei costi industriali è possibile secondo diverse modalità. Sarà l'azienda che potrà valutare, di volta in volta, la miglior soluzione.
Gestione Grandi Commesse
Le funzionalità messe a disposizione dal modulo Project Management permettono di gestire in maniera integrata le commesse ed i progetti consentendo di:
- definire l’organizzazione strutturale dell’azienda e dei Clienti/Fornitori coinvolti nella gestione dei progetti, specificando risorse e ruoli attribuiti alle stesse;
- classificare le attività tipiche secondo una precodifica che ne determini anche il tipo di gestione dei parametri da controllare (Costi, lavoro e Quantità), ed il percorso gestionale necessario per il loro completamento/gestione/avanzamento;
- creare strutture replicabili e riutilizzabili in fase di definizione delle commesse, quali:
- Voci di Commessa (Dettaglio descrittivo delle singole attività utilizzate nella codifica delle commesse),
- Tipi Task (Classificazione delle attività che permettono di gestire descrizioni e strutture parametriche di dati aggiuntivi legati alle singole voci di commessa e liberamente definibili),
- Schemi di Commessa (veri e propri modelli di commesse o di rami di commessa precodificati utilizzabili come modelli di compilazione delle singole commesse reali),
- Voci di Listino Preventivazione (Voci generiche e non legate ad articoli di magazzino, ricollegabili sulle singoleattività di commessa, su cui possono essere gestiti listini prezzi utilizzati per le attività di preventivazione e composizione dell’offerta),
- Contratti Quadro (Condizioni Generali che regolano la singola fornitura, o gruppi di forniture);
- determinare lo schema operativo (Work Breakdown Structure o Project Breakdown Structure) che descrive la commessa ed eventuali contratti e/o riferimenti ad essa associata, oltre all’elenco ordinato e strutturato in gruppi logici delle attività necessarie per il suo completamento;
- definire una struttura di controllo degli accessi ai dati su più livelli:
- controllo di accesso alla commessa per l’operatore,
- controllo sulla possibilità di intervento sulle singole voci di attività per i ruoli aziendali associati agli utenti stessi;
- personalizzare dei dati di dettaglio commessa visibili/gestibili per l’operatore con accesso alla commessa.Definire per ciascuna attività i valori preventivati delle variabili da tenere sotto controllo (Costi, Tempi e Quantità Previsti).
I costi possono essere preventivati con un grado di dettaglio diverso (più sintetico) rispetto al dettaglio a cui si riferiranno i dati di consuntivazione (più analitico). Questo è estremamente utile quando, come frequentemente avviene, si procede alla preventivazione su voci sintetiche (basate su una progettazione di massima) e poi man mano che si procede ad una progettazione di dettaglio, le voci di partenza vengono ‘splittate’ in voci più analitiche, più operative (singole attività, lavorazioni, materiali, ecc.). Definire eventuali righe di totalizzazione e/o di ricarico percentuale dell’intera opera o di parte di essa, utile nelle attività di preventivazione. Definire e legare alla commessa diversi “preventivi” sia a prezzi di vendita (preventivazione “esterna, gestita a ricavi e margine), che a prezzi di Costo (preventivazione “interna”, gestita a costi + ricarico), con il dettaglio dell’andamento di costi e ricavi dichiarati per la commessa.
I preventivi sono organizzati con logiche di “versioning”, secondo lo schema “Preventivo/Versione/Variante”, permettendo in tal modo di tenere traccia delle eventuali variazioni a tali fondamentali documenti. Su ciascun preventivo è definibile lo stato specifico (Emesso, Rifiutato, Approvato, ecc.) ed una giustificazione a tale stato (Prezzo troppo alto, Fuori termine consegna, ecc.); permettendo così di formulare diverse offerte per la commessa e di lavorare successivamente solo su quelle effettivamente approvate.