Situazione 1 – Tenuta delle scritture contabili presso un commercialista
È la soluzione preferita dai professionisti, dalle micro e dalle piccole imprese. Il motivo principale è che non ci sono, all'interno dell'azienda, le competenze professionali per gestirla. Ecco che quindi l'imprenditore si sente più tranquillo nella gestione da parte di un esterno, riconosciuto da un ordine professionale. I costi sono elevati ma lo spauracchio dell'errore che potrebbe avere un costo elevato in caso di controllo da parte dell'agenzia delle entrate o da parte della guardia di finanza compensano di gran lunga l'esborso economico. Senza considerare i costi tipici di un software di contabilità . Licenza e canone di manutenzione rappresentano per il cliente uno scoglio importante.
Situazione 2 – Tenuta delle scritture contabili internamente
La gestione interna prevede una serie di vantaggi notevoli in termini di aumento delle capacità di controllo aziendale. Questo al costo di dover gestire un dipendente aggiuntivo a cui bisogna riconoscere una forte fiducia e un certo livello di autonomia organizzativa. Spesso l'imprenditore non ha competenze di contabilità e questo fornisce al responsabile della contabilità una posizione di rilievo all'interno dell'azienda. Il software di contabilità che verrà scelto per la gestione dell'azienda sarà inoltre un elemento distintivo del successo dell'azienda. Una contabilità efficace e gestita internamente garantirà una serie di informazioni fornite in tempi rapidi, che miglioreranno le capacità dell'imprenditore nel prendere decisioni in modo rapido ed efficace. Gli svantaggi sono rappresentati dai rischi che si corrono nell'errata selezione del personale, del responsabile e del software di contabilità . Personale qualificato con software inadatti o obsoleti e viceversa, software di contabilità innovativi mixati a personale incompetente potrebbero creare molti problemi.
Situazione 3 – Tenuta sincrona delle scritture contabili
Spesso si sta verificando una situazione ibrida della gestione contabile. La contabilità viene gestita in modo ufficiale dallo studio del professionista di fiducia. Questo raccoglie i vantaggi della prima soluzione. Contemporaneamente l'azienda effettua una contabilità parallela che permette all'imprenditore di avere la situazione aggiornata in tempo reale. Tutti i vantaggi della prima e della seconda soluzione si sommano. Personale non qualificato viene identificato in modo rapido, i rischi di errore sono a carico dello studio professionale e dal punto di vista ufficiale l'azienda è protetta. Il vero punto debole è il costo che deve essere sostenuto per una soluzione di questo tipo.
Ovviamente la situazione ideale è quella in cui l'imprenditore ha competenze contabili e può confrontarsi in modo quotidiano con il proprio responsabile contabile. In tutto questo un buon software di contabilità è un asso nella manica.
Aggiornamento del 24 Agosto 2016
Oggi ho avuto un interessante confronto con un imprenditore bergamasco (lo chiameremo Mario per questioni di privacy). Mario è un imprenditore storico, da oltre 30 anni è uno dei rappresentanti del mondo industriale del territorio. Durante la nostra chiacchierata a pranzo mi ha raccontato la sua storia. Inizia negli anni 80 con una piccola officina e oggi gestisce 150 dipendenti. Da sempre ha voluto monitorare la contabilità internamente. I motivi sono semplici ma concreti:
- se sei una piccola azienda probabilmente devi versare l'iva trimestralmente. Il tuo commercialista quindi si preoccupa di te al massimo 5 volte all'anno: 4 volte per la liquidazione iva e 1 volta per il deposito del bilancio (sempre che tu sia tenuto a farlo). Quando questo succede ti viene inviato un f24 con un importo da pagare ma tu non sai null'altro, non ti manda un bilancio provvisorio e nessuna proiezione sull'anno in corso;
- se non sai dove sei e dove stai andando, dal punto di vista dei conti aziendali, non hai speranze di crescita;
- se non hai speranze di crescita resterai incollato dentro le quattro mura della tua azienda, lavorerai sempre 18 ore al giorno, potrai goderti i tuoi figli solo 2 settimane (1 ad agosto e una dicembre) all'anno e tua moglie/marito ti lascerà per l'idraulico/la barista
Ho cercato di spiegare a Mario che non sempre c'è disponibilità economica per pagare una persona dedicata alla gestione amministrativa. Il suo punto di vista è stato chiaro e semplice: se non ti puoi permettere una persona full time cercala Part Time, se non puoi permettertela Part Time trova qualcuno che possa venire 8/10 ore a settimana, se non puoi permetterti neppure quello ti conviene chiudere e cambiare mestiere.
Condividete il pensiero di Mario o non siete d'accordo?